BPM (Business Process Management) é uma abordagem e metodologia que visa otimizar e aprimorar os processos de negócio de uma organização. É um conjunto de práticas que envolve a identificação, modelagem, implementação, monitoramento e melhoria contínua dos processos, visando aumentar a eficiência, qualidade, agilidade e controle das atividades realizadas, além de alinhar os processos com os objetivos estratégicos da empresa. Através do BPM, as empresas podem obter uma visão abrangente de suas operações, identificar riscos, gargalos, eliminar atividades desnecessárias, automatizar tarefas e tomar decisões embasadas em dados concretos, resultando em um melhor desempenho organizacional.
A metodologia BPM é implementada em etapas. A seguir serão apresentadas um resumo de cada uma.
1. Identificação dos processos
A identificação de processos de negócio, segundo a metodologia BPM, consiste no levantamento dos processos críticos para o negócio. Nessa etapa, são levantadas as atividades envolvidas em cada processo, identificando as entradas e saídas de cada um. O objetivo é ter uma compreensão clara dos fluxos de trabalho existentes na organização, permitindo uma visão global e estruturada das operações. Através desse mapeamento inicial, é possível identificar áreas de melhoria, gargalos e oportunidades de otimização, servindo como base para as etapas subsequentes do BPM, como a análise, modelagem, implementação e monitoramento dos processos de negócio. E, que veremos à seguir.
2. Mapeamento
A etapa 2 do mapeamento de processos de negócio, é dedicada à análise e modelagem dos processos identificados na fase anterior, tal como eles são executados (chamado de levantamento AS IS). Nessa etapa, ocorre uma análise detalhada dos processos, identificando oportunidades de melhoria (representa uma proposta de melhoria chamada de TO BE). Com base nessa análise, são desenvolvidos modelos dos processos utilizando notações como o BPMN (Business Process Model and Notation), que permite representar graficamente o fluxo de trabalho, os eventos, as decisões e as interações entre os diferentes participantes. A modelagem dos processos proporciona uma visão visual clara e compreensível de como as atividades estão conectadas, facilitando a identificação de ineficiências e oportunidades de otimização. Essa fase é essencial para visualizar e documentar os processos de negócio de forma padronizada, permitindo uma melhor compreensão e comunicação entre os envolvidos no projeto.
A melhoria contínua permite que a empresa se mantenha competitiva, acompanhe as mudanças do mercado, mantenha-se ágil e seja capaz de implementar inovações, promovendo um ambiente de constante evolução e excelência operacional.
3. Implementação
A etapa 3 do mapeamento de processos de negócio, concentra-se na implementação e monitoramento dos processos modelados nas fases anteriores. Nessa etapa, os processos são colocados em prática, com base nos modelos desenvolvidos, utilizando ferramentas e sistemas adequados. É importante acompanhar e monitorar de perto a execução dos processos, para verificar se estão ocorrendo conforme o planejado, se estão alcançando os objetivos estabelecidos e se estão de acordo com os indicadores de desempenho definidos. Caso ocorram desvios ou problemas, é necessário identificá-los e corrigi-los de forma ágil, para garantir a eficiência e a qualidade dos processos. O monitoramento contínuo permite tomar ações corretivas e preventivas, visando otimizar os processos e manter um alto nível de desempenho ao longo do tempo.
4. Melhoria contínua de processos
Na otimização contínua dos processos busca-se identificar novas oportunidades de melhoria e aprimorar ainda mais os processos existentes. Isso envolve a revisão e atualização dos processos modelados, levando em consideração o feedback obtido na fase de implementação e monitoramento. É essencial analisar o impacto de qualquer mudança nos processos existentes, garantindo que as melhorias propostas sejam viáveis e tragam benefícios reais para a organização. A otimização contínua dos processos permite a adaptação às mudanças internas e externas, impulsionando a eficiência operacional, a agilidade e a competitividade da empresa.
O benefício da melhoria contínua de processos na implementação de BPM é a capacidade de adaptar e aprimorar constantemente os fluxos de trabalho da organização. Ao realizar revisões e atualizações periódicas nos processos, é possível identificar oportunidades de otimização, reduzir custos, aumentar a eficiência, melhorar a qualidade dos produtos ou serviços, agilizar os prazos de entrega e proporcionar uma experiência mais satisfatória para os clientes. A melhoria contínua permite que a empresa se mantenha competitiva, acompanhe as mudanças do mercado, mantenha-se ágil e seja capaz de implementar inovações, promovendo um ambiente de constante evolução e excelência operacional.
