BPM (Business Process Management), é uma disciplina de gestão que ajuda a organizar seus processos de negócio. Através do BPM, as empresas podem identificar oportunidades de melhoria, implementá-las de forma sistemática, além de monitorar continuamente seus processos para alcançar a excelência operacional. Para o gestor que ainda não conhece a gestão de negócios orientado a processos, elaboramos alguns pontos que ajudarão a conhecer essa fantástica ferramenta de gestão.
Para começar, vamos definir o que é um processo de negócios. Um processo é uma sequência de atividades inter-relacionadas destinadas a atingir uma meta específica dentro de uma organização. Ações como atendimento de clientes, pagamento de fornecedores e gestão de estoque são exemplos de processos que formam uma empresa, e que contribuem com a entrega final aos clientes. Os processos de negócios podem ser simples ou envolver várias áreas, ou departamentos dentro de uma empresa, ou ainda podem ser executados manualmente ou com a ajuda de softwares.
1. O que é BPM (Business Process Management)
BPM (Business Process Management) tem como objetivo melhorar as empresas. É uma abordagem que envolve a definição, análise, mapeamento, otimização e controle dos processos de negócio, com o intuito de identificar oportunidades de melhoria e aumentar a produtividade. Ao implementar o BPM, as empresas conseguem estabelecer um padrão de qualidade em seus processos, reduzir custos, eliminar retrabalho e, com isso, aumentar o nível de satisfação do cliente. Com a crescente competição no mercado atual, é essencial que as empresas busquem formas de melhorar seus processos e se diferenciar da concorrência, e o BPM é a ferramenta mais que adequada para alcançar esse objetivo.
2. É preciso definir os processos de negócio para melhorar os resultados da empresa
Identificar quais processos são executados é fundamental para melhorar as operações de uma empresa. Isso porque, quando os processos são mapeados, é possível padronizá-los e executá-los de forma mais eficiente, elevando a qualidade do produto oferecido. Os processos definidos possibilitam a identificação de pontos críticos, gargalos e oportunidades de melhoria. Com processos claros, é possível treinar os colaboradores de forma mais eficaz, garantindo que todos saibam exatamente o que devem ser feito.
3. Identificar oportunidades de melhoria em seus processos
Uma das principais vantagens do BPM é a possibilidade de identificar oportunidades de melhoria nos processos de negócio. Isso é feito através da análise e mapeamento dos processos existentes, identificando os pontos críticos que impedem a fluidez das atividades. Com essa análise em mãos, é possível propor melhorias para otimizar o processo e torná-lo mais rápido. A análise também pode ser utilizada para identificar a necessidade de automatizar atividades, eliminando processos manuais e reduzindo erros. A identificação de oportunidades de melhoria possibilita a implantação de novas práticas e tecnologias que ajudem a empresa a se diferenciar no mercado.
4. Análise e mapeamento de processos ajuda a identificar gargalos e oportunidades de melhoria
A análise e mapeamento consistem em identificar todos os passos necessários para a execução de atividades. Essa análise pode ser feita através de entrevistas com os colaboradores envolvidos no processo, observação direta das atividades e análise de documentos relacionados. O mapeamento de processos é feito utilizando ferramentas que ajudam a visualizar de forma clara e organizada todo o fluxo de atividades envolvido no processo. Com essa análise em mãos, é possível identificar pontos críticos, redundâncias e atividades desnecessárias, possibilitando a identificação de oportunidades de melhoria. O mapeamento também ajuda a padronizar os processos, possibilitando que todas as etapas sejam executadas de forma consistente.
5. Melhorias baseadas em informações coletadas na análise de processos
Após a análise e mapeamento de processos, é possível identificar as oportunidades de melhoria. Essas melhorias podem englobar o mapeamento de novos processos, ajustes em processos já automatizados ou o treinamento de usuários-chave. É importante destacar que as melhorias devem ser implementadas de forma gradual e com acompanhamento constante para garantir que elas estejam gerando os resultados esperados.
6. BPM ajuda a monitorar e controlar processos
O monitoramento e controle dos processos são etapas importantes do BPM para garantir que as melhorias implementadas estejam funcionando corretamente e gerando os resultados esperados. Nessa fase, são definidos indicadores de desempenho que permitem medir o desempenho dos processos, bem como identificar possíveis problemas. Com esses indicadores, é possível monitorar os processos de negócio de forma sistemática, que permite à empresa tomar decisões mais assertivas para corrigir operações. Um exemplo de indicador bastante utilizado é o lead time, que mensura o tempo total de execução de um processo. O monitoramento e controle dos processos também ajuda a identificar novas oportunidades de melhoria, permitindo que a empresa esteja sempre em busca de novas estratégias para aumentar a sua produtividade.
7. A automação de processos ajuda a aumentar a eficiência e eficácia da empresa
A automação de processos é uma das principais estratégias utilizadas pelo BPM para aumentar a agilidade empresarial e consiste na adoção de sistemas para auxiliar a execução de atividades da organização. Através da automação, é possível reduzir os erros humanos e aumentar a velocidade de execução das atividades, tornando os processos mais ágeis e produtivos. A automação também pode contribuir para a redução de custos, uma vez que as atividades manuais podem ser substituídas por sistemas automatizados. Outro benefício da automação de processos é a padronização das atividades, o que garante que os resultados obtidos sejam mais consistentes e de maior qualidade. A automação de processos é uma estratégia que ajuda as empresas a aumentar o desempenho de seus processos. O software que realiza a automatização de processos de negócio é conhecido como Business Process Management Suite (BPMS).
8. Integrar seus sistemas para melhorar a comunicação entre as áreas e processos
A integração de sistemas é uma das principais vantagens do BPM, já que permite que as empresas melhorem a comunicação entre as áreas e processos. Isso ocorre porque, muitas vezes, as informações necessárias para a execução de um processo estão distribuídas em diferentes sistemas ou áreas da empresa. Com a integração, é possível reunir essas informações em um único lugar, facilitando a comunicação entre as áreas e garantindo que todos estejam trabalhando com os mesmos dados. A integração de sistemas também permite a redução de erros e a otimização dos processos, uma vez que elimina a necessidade de transferir informações manualmente entre os sistemas. Portanto, a empresa pode ganhar mais agilidade e eficiência em seus processos, garantindo que as informações utilizadas sejam precisas e atualizadas.
9. BPM incentiva as empresas a buscar a melhoria contínua de seus processos para alcançar a excelência operacional
O BPM incentiva as empresas a buscar a melhoria contínua de seus processos, o que significa que o trabalho de otimização dos processos não é um projeto único, mas um esforço constante de aprimoramento. Isso se dá por meio da coleta de dados, análise de desempenho, identificação de oportunidades de melhoria e implementação de ações para alcançar a excelência operacional. Com isso, a empresa consegue atender às demandas do mercado de forma mais assertiva, além de garantir uma vantagem competitiva. A melhoria contínua é uma cultura que deve ser implementada na empresa e disseminada por todos os colaboradores, desde a alta gestão. Afinal, todos são responsáveis por garantir que a empresa esteja sempre buscando o melhor resultado possível e se mantendo atualizada em relação às mudanças no mercado e na tecnologia.
Como é possível observar, o BPM (Business Process Management) é uma abordagem que ajuda as empresas a melhorar substancialmente os seus processos de negócio e garantir a competitividade no mercado. Através da definição, análise, mapeamento e automação de processos, a empresa pode identificar oportunidades de melhoria e implementar ações para otimizar suas atividades. O BPM possibilita a integração de sistemas, monitoramento e controle dos processos, bem como a busca pela melhoria contínua, portanto, se a sua empresa deseja ser competitiva, BPM é a abordagem a ser considerada.
